1. 概述

   newbb电子平台对其教育使命和学生的承诺要求它保留各种学生记录. 凡与本校基本宗旨无直接关系的学生档案，概不保留. 管理收集的所有政策和实践, 维护, 审查, 学生记录的公布将基于保密和学生隐私权的原则, 与1974年的《newbb电子平台》一致, 修订的, 20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR第99部分 ("FERPA"). 这一政策适用于收集, 维护, 审查, 以及公布newbb电子平台newbb电子和地区校区的学生记录.
   
   在此，学生的定义是指newbb电子平台为其保存受FERPA保护的教育记录的任何正在或曾经就读于newbb电子平台的人.

2. 记录类型

   大学承认两种一般类型的记录:受FERPA保护的教育记录和不受FERPA保护的记录.

   1. 受FERPA保护的教育记录

      受FERPA保护的教育记录被定义为这些记录, 文件, 文档, 以及其他任何形式的材料, 包括打印, 电子, 缩微胶片, 手写的, 计算机媒体, 视频或录音带, 等., 包含与现在或以前的学生直接相关的信息, 这些都是由大学维护的, 或者由一个代表大学的人. 受FERPA保护的教育记录应遵守收集原则, 维护, 审查, 和释放将在下面描述.

      受FERPA保护的教育记录包括:

      1. 入学记录由本科招生办公室保存, 地区校区, 传统骨科医学院, 和研究生院. 本科招生主任, 地区校区的院长们, 传统骨科医学院院长, 或研究生院院长是这些记录的官方保管人, 分别;

      2. Academic records 维护 by the 迪安 of 学生's college; 学术 departments, 学校, and programs; the Office of the University Registrar; and eLearning. 大学注册处处长, 学院的院长们, 学校或部门的主任或主席, 或者负责电子学习和战略伙伴关系的副教务长是这些记录的官方保管人, 分别;

      3. 纪律记录由社区标准和学生责任办公室保存, 包括newbb电子平台警察局提供给社区标准和学生责任办公室的任何信息. 社区标准和学生责任办公室主任是这些记录的官方保管人;

      4. 财政援助和学生就业记录由学生财政援助和奖学金办公室维护. 学生经济援助和奖学金办公室主任是这些记录的官方保管人;

      5. 就业记录, 学生经济援助和奖学金办公室保存的学生就业记录除外, 因学生身份而被雇用的学生的相关信息由大学人力资源部负责维护, 学校工资办公室及个别用人单位. 取决于记录的位置, 负责记录所在办公室的大学官员是记录的官方保管人;

      6. 就业记录由职业网络保存. 学生教务处是这些记录的官方保管人;

      7. 住房记录, 包括合同和租赁协议, 由住宅房屋办公室维护. 住宅房屋署署长是这些记录的正式保管人;

      8. 由发起、收集和记录评估和支付费用的办事处保存的财务记录. 大学注册处和财务主管是这些记录的官方保管人;

      9. 国际学生档案. 国际学生和学者服务主任是这些记录的官方保管人;

      10. 由医生创建或维护的任何记录, 精神病学家, 心理学家, 或其他认可的专业人士或以专业身份行事的准专业人士，为治疗以外的目的向他人披露(例如.g.向一名指导老师证实，有人在健康中心看到过这名学生). 医疗主任(负责学生健康服务的医生)或咨询和心理服务主任是这些记录的正式保管人;

      11. 由学生无障碍服务办公室保存的任何记录. 的 学生无障碍服务助理院长 is the official custodian of these records; and,

      12. 任何和所有其他未被明确指定为不受FERPA保护的记录 (A)(2), 立即下, 由大学办公室或机构维护的，作为履行办公室或机构的基本目的和责任所必需的. 负责该办公室或机构的大学官员是这些记录的官方保管人.

      信息技术人员不是受FERPA保护的教育记录的官方保管人, 而是协助创建和改进官方监管人使用的系统的雇员.

   2. 不受FERPA保护的记录

      不受FERPA保护的记录包括:

      1. 机构创造的记录, 监督, 行政人员, 及其附属的教员和教育人员，这些教员和教育人员是由其制造者单独拥有的，除替代者外，不得向任何其他人接触或透露. 替代者是指临时履行记录者职责的个人，不是指永久接替记录者职务的个人;

      2. newbb电子平台警察局的记录和文件, 只要记录和文件是由newbb电子平台警察局为执法目的而创建和维护的;

      3. 在正常业务过程中制作和保存的与大学雇员有关的记录, 这些信息仅与该人员作为雇员的身份有关，并且不能用于任何其他目的. 正如在 (A)(1)(e) above; 然而, 与因学生身份而被大学雇用的人有关的就业记录受FERPA保护的教育记录;

      4. 由医生创建或维护的记录, 精神病学家, 心理学家, 或以其专业能力进行其他认可的专业或准专业表演, 这些都是被创造出来的, 维护, 或仅用于与向学生提供治疗有关的情况, and that are not available to anyone other than persons providing such treatment; provided, 然而, 这样的记录可以被审查, 必须得到学生的书面许可, 由医生或学生选择的其他适当的专业人员. (的 privacy and confidentiality of such records may be protected by state and federal laws 政府erning the privacy of health records); and

      5. 在某人不再是newbb电子平台的学生后创建的个人记录, i.e.、校友记录.

3. 保存记录

   受FERPA保护的教育记录应仅由指定对所列每种记录负责的大学行政人员维护 (B)上面,. 所有大学人员, 包括学生雇员, 参与处理和维护受FERPA保护的教育记录的人员应被告知该等信息的机密性及其责任, 根据本政策和FERPA的规定. 这个说明应该成为每个办公室新员工入职培训程序的一部分, 包括学生雇员.

4. 被授权将材料放入记录档案的人员

   只有以下符合资格的人员才被允许将信息放入受FERPA保护的教育记录中:负责维护文件的办公室或机构的人员(包括教职员工), 和个别学生或其他人的要求和, 因此, 经…同意, 学生.

5. 检查和审查学生记录

   在newbb电子平台就读或曾经就读的学生有权检查和审查其受FERPA保护的教育记录的内容, 只受合理的时间安排的约束, 的地方, and supervision; but in no case shall the time be more than forty-five (45) days after a request has been made. 联系保存记录的相应大学办公室，以便作出适当的安排. 如果学生不在通勤距离内, 学生 may request a copy of his or her education record; the office responsible for maintaining the records may charge a reasonable fee for such copies. 如果学生的教育记录包含多个学生的信息, 学生可以检查和审查或只被告知有关该学生的具体信息. 这种一般复核权的例外情况有:

   1. 学生家长的财务记录或其中所载的任何资料;

   2. 在1月1日之前放在学生教育记录中的保密信件和推荐声明, 1975, 只要这些信件或声明没有被用于特定目的以外的目的, 由保存该记录的机关或者机构的行政主管人员确定;

   3. 如果学生已经签署了对本政策和FERPA规定的学生访问权的放弃, 有关任何教育机构或机构录取的保密推荐信, 关于求职申请, 获得荣誉或荣誉认可的.

      学生或申请入学的人可以放弃获取本项所述保密声明的权利, 除非这种豁免只适用于推荐，如果学生是, 要求, 通知所有提出保密建议的人的姓名, 这些建议仅用于它们的特定目的. 学生可以撤销, 以书面形式, 先前放弃查阅机密声明或建议的权利. 这种撤销只适用于撤销豁免后记录中的机密陈述或建议. 这种豁免可能不需要作为入学的条件, 收到来自的经济援助, 或接受任何其他服务或利益, 大学.

6. 要求修改学生记录

   根据第99条的规定，学生有权参加正式的听证会.20 ~ 99.FERPA条例第22条, 质疑受ferpa保护的学生教育记录的内容，以确保这些记录不准确, 误导, 或者其他侵犯学生隐私权的行为, 并提供纠正或删除任何此类不准确信息的机会, 误导, 或其中载有其他不适当的资料, 并在该记录中插入有关记录内容的书面说明.

   然而, 学生应首先尝试通过系主任或学校主任非正式地解决他或她的不满, 他或她所在学院的院长, 或者在其他记录中, 通过档案的官方保管人. 系主任系主任或学校主任, 迪安, 或者官方托管人, 在仔细审查了有关挑战的事实之后, 通知学生, 以书面形式，并在学生提出挑战后的五(5)天内, 他或她的决定和将采取的任何纠正措施.

   如果学生对他或她通过系主任提出的非正式挑战的结果不满意, 迪安, 或者官方托管人, 他或她可以选择继续进行本节第一段所述的正式听证会. 对这些正式听询结果的上诉应按照组织层级向执行副校长和教务长提出. 教务长的决定将是最终决定.

   的 教员手册，第四节，C部分, “期末考试及成绩更改,提供学生挑战成绩的机制. 除此之外，没有上诉的权利.

7. 公布学生档案

   为了学生的共同利益和学校的教育使命，newbb电子平台的学生记录由学校托管. 因此，除非事先得到学生的书面同意 同意发布教育记录 表格可使用), 或如下所述, 学生教育档案中的任何信息不得泄露给任何个人或组织.

   1. 记录保存人员可根据本法规定的条件查阅受FERPA保护的学生教育记录 (C)上面,.

   2. 证明合法教育利益的大学官员可以访问受FERPA保护的学生教育记录. 大学官员是大学雇用的行政管理人员, 监督, 学术, 研究, or support staff position (including law enforcement unit personnel and health staff); a person or company with whom 大学 has contracted to perform a service on behalf of 大学; a person serving on the Board of Trustees; or a student serving on an official committee, 比如纪律委员会或申诉委员会, 或协助其他大学官员完成他或她的任务. 如果大学官员为了履行他或她的职业责任而需要审查教育记录，那么他就有合法的教育利益.

   3. 以下信息被认为是公共信息或目录信息, 并且可以在大学刊物上发表或以其他方式发布:

      1. 学生的名字，

      2. 宿舍，邮寄地址和家庭住址，

      3. 本地或固定电话、移动电话(如果指定为公用电话)和固定电话号码;

      4. 大学电邮地址:

      5. 目前主修课程;

      6. 参加官方认可的活动和体育项目;

      7. 运动员的体重和身高，

      8. 在newbb电子平台的入学日期，

      9. 从newbb电子平台获得的学位和奖励，包括日期和主要项目，

      10. 学生曾就读的教育机构或机构;

      11. 学生的“也称”(AKA)名字，

      12. 学生地位和学位水平(本科一年级，研究生二年级等).),

      13. 入学情况(全日制等.)，包括按学期划分的总学时;

      14. 初级顾问,

      15. 预计毕业日期;

      16. 目前的学院和校园，

      17. 居住身份(俄亥俄州居民，州外)，

      18. 入学状态(新入学、续入学等.),

      19. 记录(s),

      20. 已故的地位.

      对于属于公共信息或目录信息的信息类别，学校应予以公告, 在收到通知后，学生应在一段合理的时间内通知学校, 通过提交 保密状态请求 与大学注册办公室进行了沟通 没有一个 在没有学生事先同意的情况下，不应公布上述指定的信息.

   4. 直接访问纪律文件仅限于社区标准和学生责任办公室的工作人员, 法律事务厅, 以及教务长. 除了, 社区标准和学生责任办公室在发现学生违反学生行为准则时，应通知所就读的学院, 以协助学院与学生的工作. 本条款不应被解释为禁止社区标准和学生责任办公室向适当的大学办公室提供建议，以证明对特定纪律案件的事实和处置具有合法的教育利益, 也不得将其解释为禁止社区标准和学生责任办公室向任何表明需要了解纪律档案是否存在的人提供建议.

   5. 医疗和心理治疗记录在法律上是保密和享有特权的. 没有相关学生的明确书面授权，除了负责医疗和心理信息的专业人员和文职人员外，他们不会向任何人发布. 在这种情况下, 学生必须指定要发布哪些信息以及该信息要发布给谁.

8. 公布学生记录的例外情况

   尽管有上述规定:

   1. 教育记录将根据司法命令公布, 或者根据任何合法发出的传票, 除非法院或发出传票的机构下令不披露传票的存在或内容，或者不披露回应传票而提供的信息，否则，学校应尽合理努力提前通知学生所有此类命令或传票的遵守情况. 除了, 如果学生对学校提起法律诉讼, 大学可能会, 没有传票或法庭命令, 向法庭披露学生的教育记录，这与学校为自己辩护有关.

   2. 可能会提供包含个人身份信息的记录或记录中的信息, 要求, 致该学生寻求或打算入学的其他学校或学校系统的官员, 条件是学生, 要求, 收到一份记录副本，并有机会在听证会上对记录内容提出质疑.

   3. 包含个人身份信息的记录或记录中的信息可能会与学生的申请有关, 或收到, 金融援助.

   4. 记录或记录中的信息可能会发布给受抚养学生的父母或监护人, 根据1986年《newbb电子平台》第152条的定义. 这所大学仅为此目的假定所有学生都是独立的. 根据1986年《newbb电子平台》第152节的规定，学生的父母或监护人有责任通过提交一份 抚养证明书 向大学教务处索取表格. 受抚养学生将通过电子邮件通知，已收到抚养证书表格. 学生有合法的权利签署和提交一份 无依赖证明书 向大学注册处提交表格，表明他或她不再是父母或监护人的受抚养人, 根据1986年《newbb电子平台》第152条的定义.

   5. 记录或来自记录的信息可能会发布给20u指定的人员或机构类别.S.C. § 1232g; 34 CFR第99部分, 在随后的联邦立法中，具体指定了受助人.

   6. 记录或记录中的信息可能会发布给进行研究的组织, 或代表, 教育机构:为…目的的教育机构或机构:

      1. 开发、验证或管理预测性测试;

      2. administering student aid programs; and

      3. 改善教学;

      前提是此类研究的进行方式不允许该组织代表以外的人对学生或其家长进行个人身份识别，并且该等信息将在不再需要其发布目的时被销毁.

   7. 记录或记录中的信息可以向认证组织发布，以履行其认证职能.

   8. 如为保障该学生或其他人士的健康或安全，必须知道有关纪录或纪录中的资料，则可向有关人士公布.

   9. 如果学生被指控犯有暴力犯罪或非强迫性性犯罪，学校可能会披露纪律处分程序的最终结果, 关于对学生的指控, 学生被发现违反了《newbb电子平台》. 就本条款及以下条款而言, “最终结果”是指根据《newbb电子平台》中规定的程序作出的决定，只包括学生的姓名, 所犯的违法行为, 以及学校对该学生实施的任何制裁.

   10. 纪律处分程序的最终结果应向暴力犯罪或非暴力性犯罪嫌疑人的受害者披露, 无论被指控的肇事者是否被发现违反了学生行为准则.

   11. 记录或记录中的信息可能会在披露时发布给违反《newbb电子平台》的21岁以下学生的父母或监护人，这些学生违反任何联邦法律，使用或拥有酒精或受管制物质, 状态, 或者当地法律, 或者学校的任何规定或政策.

9. 实施责任和申诉权利

   负责实施学生记录政策并确保遵守FERPA的大学官员是执行副校长和教务长，并得到总法律顾问的协助, 以及教务长. 关于执行这项政策的问题应直接向总法律顾问提出.

   学生有权就大学未能遵守FERPA的要求向教育部提出投诉. 书面投诉应提交给:家庭政策合规办公室，美国.S. 教育部，400马里兰大道，SW，华盛顿特区.C. 20202-5920; phone: (202) 260-3887; fax: (202) 260-9001; e-mail: ferpa@ed.政府.

10. 存取记录

    每个办公室应保留受FERPA保护的每个学生的教育记录，该记录将明确表明每个人的合法权益, 机构, 或者访问信息的组织在获取该信息方面的作用. 这样的访问记录只能提供给学生, 学校官员, 以及负责保管这些记录的助理, 以及根据FERPA授权进行审计的个人或组织. 该记录应包括要求提供信息的个人或机构的名称, 请求的原因, 请求的日期, 以及请求的处理. 负责记录的机关应当, 应学生的书面要求, 提供所披露记录的副本，并收取适当的费用. 的 provisions of this paragraph do not apply if the request was from or the disclosure was to 学生; school officials and other persons designated in (G) (“发放学生档案”)上面,; or a party seeking or receiving the records as directed by a Federal grand jury or other law enforcement subpoena and the issuing 机构 has ordered that the existence or the contents of the subpoena or the information furnished in response to the subpoena not be disclosed.

    受FERPA保护的教育记录或其中的信息只能在未经学生书面同意的情况下，在不允许任何其他方访问此类信息的情况下，才能转移给第三方, 或者是司法命令. 本段的规定不适用于根据第VII条作出的披露 (F)(4)，以及…… (G)A、D、I、J、K项.

11. 保留记录

    在学生离开学校后，各档案保存办公室应制定并提供合理合理的档案保存政策. 在法律法规管理保留的地方，这些政策应与这些法规相一致.

12. 保留发布记录

    未履行的大学义务, 或待处理的纪律个案, 是否会导致学生记录的发布被搁置.

13. 纳入联邦法律

    1974年《newbb电子平台》，经修订，20美国.S.C. §1232g以及根据其在34 CFR第99部分制定的相应法规, are hereby incorporated by reference into this policy; and, 本政策与法律法规相抵触的, 法律、法规优先.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 首席信息官

2. 教务长

3. 研究与创意活动副院长兼研究生院院长

4. 所有其他学术和地区校园院长

5. 电子学习和战略合作副教务长

6. 社区标准和学生责任办公室主任

7. 学生经济援助和奖学金主任

8. 助理副教务长兼本科招生主任

9. 住宅房屋署署长

10. 财务主管

11. 国际学生和学者服务部主任

12. 学生无障碍服务助理院长

13. 医务主任(负责学生健康服务的医生)

14. 心理咨询和心理服务主任

15. 负责机构研究和有效性的副教务长

16. 教师参议院

17. 行政参议院

18. 学生参议院

19. 研究生院

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单:

   1. 保密状态请求:此表格可从 http://www.OHIO.edu/registrar/forms.cfm.

   2. 发布教育记录同意书:此表格可在网上从 http://www.OHIO.edu/registrar/forms.cfm.

   3. 抚养证明书:此表格可于网上从 http://www.OHIO.edu/registrar/forms.cfm.

   4. 无赡养证明书:此表格可于网上从 http://www.OHIO.edu/registrar/forms.cfm.

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 12.010学生资讯系统(SIS)."

   2. 政策 40.007，“公共记录请求”."

   3. 政策 93.001数据分类."

   4. 政策 93.002，“记录管理和存档”."

   5. 1974年的《newbb电子》

   6. 20 U.S.C. § 1232g (159kb PDF档案).

   7. 34 CFR第99部分 (151kb PDF档案).

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

   1. 2014年2月7日

   2. 二零零八年十二月五日

   3. 1987年1月15日(当时是28日).005)

   4. 一九八六年八月一日

   5. 1974年8月1日