奖项管理- G01

目的

奖励管理是一个包含赞助商和大学与项目相关的政策和程序的过程. 它被称为奖励生命周期的“奖励后”阶段. 对赞助基金进行健全的监测对于维持公众对研究成果和成果的信任至关重要, 作为研究参与者的信任, 以及对公共和私人资金使用方式的信任.

范围

此程序适用于所有受OU政策19约束的赞助项目.045管理外部赠款和合同，在俄亥俄州财务管理系统(FMS)中设立单独的账户.

过程 

Once awarded 资金 for your project; here’s what you need to know to manage it successfully:

  • 确保你的研究/项目人员认识到他们的责任和大学行政办公室的责任.
  • 遵守你的奖励的主要条款和条件, 如批准的工作范围和预算, 需要事先批准, 报告, 付款, 设备的所有权, 以及出版权.
  • 了解并遵守担保人的规章制度和大学的研究和商业政策, 指导, 和程序.

《newbb电子》

在项目开始时在OBI中审查您的奖励预算，如果需要更改，请立即通知研究和赞助项目办公室(ORSP). 应至少每月审查正在进行的支出，以确保按照核准的预算和预算理由适当分配资金. 不要等到年度报告或结账时才检查你的账户余额. 这实现了以下目标:

  • 确保成本与项目进度一致，并在项目开始和结束日期之间发生.
  • 让你发现任何错误在你的预算，负担，或支出. 错误可以由部门引起, 终端用户, 数据输入错误, 或者是系统产生的问题(因为没有通过系统检查而没有发布). 错误存在的时间越长 
    如果不加以纠正，就越难证明这一点 允许性和可分配性. 所有获得资助的大学院系也必须遵循我们的成本转移或纠正过程，符合统一指导(提醒:所有工资和会计纠正必须在90天内完成)。.
  • 避免过度消费, 这可能会造成赤字，限制进一步的开支，或要求部门将超支的开支纳入其无限制的基金.
  • 确认纠正和成本转移已经完成或及时完成，并符合统一指导(90天内).
  • 维护良好的审核文件，以备补助金审核时使用.

使用联邦资金购买的设备需要事先与俄亥俄州采购办公室进行协调，以满足要求 统一指导采购标准.

下列交易类型经常被审计员列为风险较高的做法. 如有任何疑问，请与资助会计师联络. 

  • 项目期间结束时的设备采购; 
  • 多次采购设备，没有合理的费用分配方法;
  • 非由奖项支付的个人差旅费用;
  • 出差前或出差后的个人差旅费用;
  • 以前未列入核定预算的国外旅行;
  • “花掉”一个奖项的费用; 
  • 重新认证的努力认证报告;
  • 履行期满后支付给裁决人的费用; 
  • 成本转移

直接充电

在接受联邦资助的项目中，newbb电子平台同意遵守政府关于使用这些资金的规定. 直接成本是指那些可以与特定赞助项目具体确定的成本, 或者可以直接分配给这样的活动相对容易和高度的准确性. 一般来说，这些成本可分为努力、材料、差旅、设备等大类. 直接成本项目应该是必要的，并且对项目成功至关重要. 所收取的项目和/或服务必须反映出一个合理的人会支付的金额，并且必须直接分配给项目的需要和目的. 这些费用也需要根据公认会计原则(GAAP)确定，不包括在成本中，也不用于满足当前或以前任何其他联邦资助项目的成本分摊或匹配要求. 成本也必须有充分的文件记录.

直接收费遵循管理和预算办公室(OMB)对12月26日或之后向newbb电子平台发出的任何奖励通知的统一指导, 2014. 

成本的可分配性-出版成本

出版费用必须分配给出版物中引用的所有俄亥俄州活跃奖项，前提是被引用的奖项对出版物做出了贡献并从中受益. 否则, 任何没有贡献或受益于该出版物的俄亥俄州奖项不应被引用或被收取出版费用. 当出版物中引用了其他活跃的俄亥俄州奖项时，向单个俄亥俄州奖项收取出版费用可能并不总是合适的. 一定要评估每个奖助金的贡献，并以文件完备的成本分配方法来支持所有的成本分配.

奖励支出结束

在有限的时间内，很难证明项目结束时的支出如何使奖项受益. 在项目期限的最后30天内发生的所有采购应进行审查，以:

  • Ensure the item/service was received during the project period; and
  • 确定所提供的项目/服务在项目期间如何受益, 考虑到它是在接近适用的结束日期时购买的. 提供效益是指在项目期间有合理的使用量. 

奖励设备支出结束

除上述外，建议在项目接近尾声时进行设备支出 
应审查期间，以确定:

  • 设备是否包含在最初的预算提案中. 在购买文件中包含这些信息. 如果设备已确定，但直到合同结束时才购买, 记录设备如何在有限的时间内从奖励中受益. 如果做不到这一点，可能会使发起人不允许这种成本.
  • 如果设备没有包括在最初的预算提案中, 确定并记录它如何使奖项受益, 鉴于剩下的时间有限.
  • 如果赞助商批准, 根据需要, 是为购买设备而获得的, 购买文件中收到批准的文件(文件必须直接来自批准该文件的赞助商). 
  • 如果设备不专门用于本奖项, 记录费用如何分配到其他资金来源.
  • 如果适用的话, 当建议书表明项目有机会获得必要的设备和/或设施时，说明为什么需要购买.
  • 如果购买设备是为了替换现有设备, 提供被更换设备的详细信息，并确保这是合同中允许的费用. 

现金管理

拨款会计团队管理俄亥俄州赞助项目的现金相关活动. 目标是为俄亥俄州赞助的项目保持适当的现金流水平，同时确保财务符合联邦法规, 赞助商要求, 及大学政策.

主要职责包括:

  • 处理信用证(LOC)现金提取和基于网络的联邦合同发票.
  • 准备并提交LOC合同的季度联邦财务报告(FFR), 并进行融资, 现金, 以及支出对账.
  • 处理非联邦或联邦直通拨款和合同的分期付款或成本报销发票，并作为账单查询的联络点.
  • 协助处理赞助商付款的收据，并确保他们被记入正确的奖励和发票.
  • 跟踪赞助项目的应收账款并发起收款沟通.
  • 协调赞助项目的应收账款，并跟进未计费问题.

成本转移

成本转移(又称会计更正)被定义为在财务会计系统中最初记录费用后从一个帐户转移到另一个帐户的费用. 首席调查员及其部门负责启动和处理成本转移，并确保成本转移按照统一指导完成, 大学指导方针和赞助奖. 联邦政府要求大学, 作为联邦资金的接受者, 在原始交易日期起90天内处理任何必要的成本转移/会计更正, 不管资金来源是什么，因为我们不能对联邦资金制定与适用于所有其他资金来源的规则不同的规则. 

统一指引(2 CFR 200.405)说明在下列情况下可以分配多少费用予裁决; 

如果所涉及的货物或服务按照所获得的相对利益可计入或可转让给该奖励或成本目标，则该成本可分配给特定奖励或其他成本目标. 如果成本:

  • 是专门为联邦裁决而产生的吗.
  • Benefits both the Federal award and other work of the non-Federal entity and can be distributed in proportions that may be approximated using reasonable methods; and
  • 是否对非联邦实体的整体运作是必要的，是否可以根据本部分的原则部分地分配给奖项.
  • 所有受益于非联邦实体的间接(F&成本), 包括非联邦实体或第三方不允许的活动和捐赠的服务, 是否会得到适当的间接成本分配.
  • 根据本部分规定的原则，拨给某一联邦裁决的任何费用不得由其他联邦裁决承担，以弥补资金不足, 以避免联邦法规施加的限制, 规定, 或联邦奖励的条款和条件, 或者出于其他原因. 然而, 这一禁令并不妨碍非联邦实体根据现行联邦法规转移两项或多项联邦裁决所允许的费用, 规定, 或联邦奖励的条款和条件.

因此, 分配给奖项的原因不能是由于奖项被超支或由于特定奖项的费用不允许. 超支的余额和不允许的费用必须记入一个不受限制的帐户.

财务报告和结账

财务报告的目标是为主要研究人员和部门管理人员提供高质量的支持服务和财务合规指导，以及对赞助奖项的有效管理.

大多数赞助商要求财务报告，以确定每月赞助资金的使用情况, 季度, 年度, 或其他报告依据. 拨款会计小组负责确保财务报告的最后期限是符合联邦规定的, 状态, 赞助newbb电子平台的具体政策和程序. newbb电子平台应及时向研究和其他学术活动的赞助者提交财务报告，其中:

  • 准确反映在大学财务记录中记录的赞助资金的实际使用情况.
  • 确保所有报告都符合保荐人的条款和条件.

每个部门都由财务部指派一名拨款/合约会计，负责提供指导和协助，并回答日常工作中可能出现的任何问题.

颁奖结束时, 财务报告提交保荐人后, 所有的经济义务都得到了满足, 授予/合同会计负责在大学的财务系统内完成授予.

大学期望研究团体执行必要的任务，及时提交最终可交付成果，并及时结束过期的资助项目. 联邦机构对及时提交所需报告的要求越来越严格，因为这被认为是反映适当的问责制和良好的资金管理的关键机制. 不遵守赞助项目报告期限和终止奖励记录的不良后果包括但不限于, 没收最后的付款, 推迟或减少未来的资金, 不太有利的奖励条款和条件, 审计发现风险. 提交财务决算, 表演, 其他向发起人报告和在90天内结束已完成的项目有助于降低风险和潜在的负面后果.

出清存货清单

成本分摊

大学必须确保提出赞助协议的费用分摊要求, 批准, 占, 并以符合担保人和大学要求的方式报告. 成本分摊可以分为以下几种: 强制性，自愿承诺，自愿不承诺. 必须确定承诺的费用分摊, 管理, 并通过在公开大学的ERP系统中创建成本分摊奖励，在整个大学的财务系统中始终如一地承担强制性成本分摊. 不需要确定自愿的未承诺费用分摊，也不在本政策范围内.

联邦政府资助的项目必须满足OMB统一管理要求中的要求, 成本原则, 及审核要求(“统一指引”), 美国联邦法规第215条.23(a)(5), 200.29, 200.306. 对于涉及费用分摊要求的非联邦奖学金，大学也遵循相同的要求.

成本分摊程序建立了识别的要求, 批准, 资金, 会计, 报告强制性和自愿承诺的费用分担, 以及与赞助项目相关的匹配要求. 费用分摊是大学在授予奖项后的一项有约束力的义务.

赞助项目的成本分摊程序

工作报告

管理和预算办公室(OMB)统一指导:成本原则, 审计, 联邦奖励的管理要求包括规划的管理要求, 确认, 以及与有组织的研究项目和其他活动有关的努力的认证. 直接向赞助项目收取的费用和任何强制性成本分摊费用(例如.e. 承诺的努力(不直接计入奖励)必须在大学的努力分配/报告系统中确定. 管理大学如何记录联邦奖励的时间和精力的原则 OMB统一指南2 CFR 200.430. 《newbb电子平台》要求每个受助人维持一个分配所有奖助金的薪金收费制度，从而使每个奖助金的薪金收费得到合理的分配. 薪金分配制度还必须包括定期审查，以确认向项目收取薪金的合理性.

大学主要采用事后工作报告制度，该制度提供了主要手段，以证明向赞助项目收取或捐款的薪金是合理的，并且与项目所承担的全部专业活动的比例相符. 行政和文书工作人员的薪金通常应视为间接薪金&)成本. 只有在符合下列所有条件的情况下，才可直接收取这些费用:

  1. 行政或文书服务是项目或活动的组成部分;
  2. 所涉及的个人可以明确地与项目或活动联系起来;
  3. Such costs are explicitly included in the budget or have the prior written 批准 of the Federal awarding agency; and
  4. 这些成本也不能作为间接成本收回.

提案协调人和奖助金管理者在决定直接向赞助奖助金收费时，将考虑与特定提案和这些指导方针有关的信息. 看到 预算-直接收费行政及文员程序指导.

以下类别的大学员工在大学生成的报告中获得认证:

  1. 所有受薪教员, 研究生, 资助项目的行政人员和专业人员(频率-每学期). 
  2. 每小时不豁免的支持人员, 本科生, 及受资助项目的有限期限雇员(频率-每月), 如果适用的话. 行政和文书人员的工资通常不允许从赞助项目中扣除，因为这些费用是大学从外部赞助商处全面收回间接费用的一部分.

NIH工资上限

作为国家卫生研究院(NIH)预算拨款的一部分, 药物滥用及精神健康服务管理局(SAMHSA), 医疗保健研究和质量局(AHRQ), 美国国会立法规定了工资上限. 薪金上限适用于补助金, 合作协议, 合同(明确规定不受工资帽限制的合同除外). 你可以浏览 工资帽 本年度和以前年度. 工资上限限制了可能向NIH收取的学术和夏季工资的比率, SAMHSA, 和AHRQ奖. newbb电子平台将遵守赞助人为支持研究或其他活动向大学提供奖励的所有工资上限要求. 哪个机构规定了从该机构的资金中支付给个人的最高费率, 俄亥俄州将确保高于该比率的任何工资都不会被收取补助金, 由该机构签发的合同或合作协议. 超过NIH工资上限的工资被认为是强制性的成本分摊，应在奖励的提案阶段确定并在财务系统中跟踪. 开放大学将学年或历年工资超过规定的上限视为强制性费用分摊. 超过限额的金额不能作为配套资金使用. 大学可以从非资助项目资金中支付员工超过工资上限的工资金额. 

参与者支持费用

本指南适用于所有接受联邦奖励指导或培训的基金和个人. 各部门负责根据本指南和赞助商提供的有关参与者支持费用的指导制定提案和管理奖项. 这包括根据奖励条款记录相关的参与者支持费用和保留相关文件/记录. 

参加者支助费用(PSC)的定义是诸如津贴或生活津贴等项目的直接费用, 旅行津贴, 以及支付给或代表与会者或学员(但不包括员工)的与会议有关的注册费, 或者培训项目. (2 CFR§200.75)

参与者的支持费用是允许的，但要事先得到联邦奖励机构的批准. (《newbb电子平台》第200条.456) 

  • 参与者支持费用不包括在修改后的总直接费用中. (2 CFR§200.68)
  • 将预算用于参与者支助费用的资金转到其他预算类别需要得到联邦奖励机构的批准. (2 CFR§200.308)

夏天的薪水

暑期工资是指在暑期期间支付给教员的超过其学年工资的任何补偿金. 夏季被定义为室外的时间段 院校基薪 学年的任命. 

要求暑期工资意味着承诺在暑期期间为项目付出相当的努力, 不是学年. 在学年期间花费的努力不能满足与收到暑期工资相关的承诺.

所有投入到赞助项目的努力和相应的工资必须符合赞助商和大学的政策. 对赞助项目的承诺应专门用于该赞助项目所支持的活动. 在夏季进行的其他活动，如.g. 任何行政或学术活动, 假期, 撰写新提案, 可以不向赞助项目收费吗. 请注意，赞助商可能对夏季工资有限制. 因此，教师应该在承诺夏季努力之前咨询他们的补助金条款和条件. 任何有关赞助条款或条件的问题都应直接向赞助项目办公室提出.

赞助商旅游指引

关于联邦奖励的旅行费用有具体的规定. 这 指导 是延期吗 大学旅游政策.  这提供了信息，以确保大学和旅行者遵守规定和限制对资金的使用由赞助商和 飞美国法.

设施和行政费用(F&A)

俄亥俄州的 现行核定费率 用于与联邦政府签订的赠款、合同和其他协议.

问题

有关此程序的问题可发送至 orsp@俄亥俄州.edu. 

表格/模板

此过程没有表单或模板.